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legalización de libros

¿Qué entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

1.- Todos los empresarios individuales (adjuntando un fichero PDF de la fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto para acreditar que la actividad que realizan es empresarial).

2.- Toda clase de sociedades mercantiles (siempre que estén inscritas en este registro, todas las entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica. Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones).

3.- Las Cooperativas de Crédito de la provincia de Zaragoza.

 
No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil

1.- Los profesionales.

2.- Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.

3.- Las Comunidades de Bienes.

4.- Las Herencias Yacentes.

5.- Las Cooperativas de ámbito estatal.

 
Libros susceptibles de legalización y de llevanza obligatoria

1.- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y el libro Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, Art 25 del Código de Comercio.

2.- Libro de Registro de Socios y de Acciones Nominativas, Art 104 y 116 de la Ley de Sociedades de Capital.

3.- Libro de Actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, art 26 del Código de Comercio y art 106 del Reglamento del Registro Mercantil.

4.- El libro Registro de Contratos en el caso de la Sociedad Unipersonal, art 16 de la Ley de Sociedades de Capital.

5.- Cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad, art 329 del Reglamento del Registro Mercantil.

6.- Podrán legalizar voluntariamente libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual o de cualquier otra clase de libros, cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador, art 18.2 Ley 14/2013.

 
Plazo para efectuar la legalización de libros contables

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluso los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registro de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

 Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco, deberá acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el envío telemático correspondiente al programa LEGALIA, firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que constaba dicho libro.

 En el caso de sustracción se incorporaría la correspondiente denuncia y en el caso de extravío o destrucción se incorporará la correspondiente acta notarial para garantizar el cumplimiento del art 106 RRM y el seguimiento del control de legalización sucesiva de los libros.

 
Legalización de libros de entidades no inscritas


En el envío telemático debe adjuntarse un fichero en formato PDF con la tarjeta de N.I.F. o la copia del Impuesto de Actividades Económicas.

 
Libros de Actas


Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco, deberá acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el envío telemático correspondiente al programa LEGALIA, firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que constaba dicho libro.

Certificado de cierre de Libros de Actas legalizados.

En el caso de sustracción se incorporaría la correspondiente denuncia y en el caso de extravío o destrucción se incorporará la correspondiente acta notarial para garantizar el cumplimiento del art 106 RRM y el seguimiento del control de legalización sucesiva de los libros.

 Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libro de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual y celebradas a partir del 29 de septiembre de 2013 cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

En el caso de sustracción se incorporaría la correspondiente denuncia y en el caso de extravío o destrucción se incorporará la correspondiente acta notarial para garantizar el cumplimiento del art 106 RRM y el seguimiento del control de legalización sucesiva de los libros.

 
Libro de Socios y de acciones nominativas

Respecto de las sociedades constituidas a partir de la entrada en vigor de
la Ley deberán legalizar sus libros de socios o de acciones nominativas telemáticamente.

Para la primera legalización telemática de cualquier libro, el empresario que ya tuviese legalizado con anterioridad otros libros de la misma clase en soporte papel y en blanco, deberá acompañar al envío telemático un escrito en archivo PDF que se copiará en el envío telemático correspondiente al programa LEGALIA, firmado por el que tenga la facultad certificante de la sociedad declarando, bien que se ha procedido al cierre del libro anterior inutilizando las hojas en blanco, bien que se han cumplimentado todas las hojas de las que constaba dicho libro.


Rectificación de los libros ya legalizados

Al efectuar la presentación telemática, deberá adjuntarse en formato PDF un archivo con la rectificación debidamente sellada y firmada por el representante legal de la empresa, en la que se explique que se trata de una subsanación, por qué se realiza y el número de entrada, asiento de presentación y fecha de legalización de los libros que sustituye.

 
Constancia de la legalización

Practicada la legalización, el sistema remitirá la factura y la notificación de despacho a la dirección de correo electrónico que tenga dada de alta en el sistema “registradores.org”.

 
Formatos de ficheros que soporta el programa


Excel 97/2000 (XLS), Acrobat (PDF), Texto enriquecido (RTF), Word 97/2003 (DOC), Quatropro (WQ1), Lotus 123 (WK1).

 
Verificaciones antes de realizar el envío telemático

Estar dado de alta como usuario abonado del Colegio de Registradores y disponer de firma electrónica.

Que la legalización se corresponda con el contenido de los ficheros enviados.

Comprobar el ejercicio y número de orden correspondiente de los libros.

Hacer constar siempre la fecha de apertura y de cierre del ejercicio así como la fecha de cierre del libro anterior, último legalizado de los de su clase.


Adjuntar ficheros en formato PDF a los libros generados por el programa LEGALIA

Cada vez que generamos unos libros en LEGALIA, se crea una carpeta en la ruta:

“C:/Program Files/Legalia/Data” (ruta por defecto).

Para anexar ficheros requeridos a la presentación debemos copiarlos en dicha carpeta antes de realizar la presentación telemática y darles un nombre descriptivo (por ejemplo iae.pdf, diligencia.pdf, etc…).

Este supuesto sólo es válido en los supuestos contemplados en la información de esta página.

Enlaces de interés

 Manuales libros telemáticos  y descarga de programas (Registradores.org)

 Presentación telemática (Registradores.org)

 


Los teléfonos de soporte del programa LEGALIA donde le resolverán cualquier duda en la presentación telemática son 91 270 17 96  /   902 73 43 75.

 

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